Nieuws

Van Wilfred Rubens (redactie) | 22-03-2017 | | (0) reacties

Valkuilen bij de invoering van leertechnologie vermijden

De implementatie van leertechnologie is geen sinecure. Met name als het gaat om complexe technologieën zoals een digitale leeromgeving. Deze leertechnologieën grijpen fors in, binnen verschillende onderdelen van de organisatie. Daarom moet je met diverse factoren rekening houden. Daarbij kun je in verschillende valkuilen trappen.

Kelly Walsh heeft een update geschreven van een bijdrage over de implementatie van leertechnologie. Hij beschrijft hierin op basis van ervaringen twaalf valkuilen waar je bij de invoering van leertechnologie in kunt trappen. Je kunt deze valkuilen echter ook omzeilen.

• Onvoldoende budget. Dit heeft onder meer te maken met het niet rekening houden met factoren zoals onderhoud en beheer (houd volgens Walsh rekening met een jaarlijks bedrag van 15-20% van de licentiekosten), ondersteuning, professionalisering, reis- en verblijfskosten van adviseurs, hardware en bandbreedte, en integraties van andere applicaties.
  Mijn opmerking: Je moet inderdaad rekening houden met veel factoren waarbij er nog een verschil is tussen ‘on premise’ of software as a service. Binnen Nederland vallen reis- en verblijfskosten mee, tenzij je een beroep moet doen op buitenlandse consultants. Bandbreedte valt in ons land vaak mee, omdat veel organisaties hier de afgelopen jaren fors in hebben geïnvesteerd.
• Onvoldoende borging van steun van de leidinggevenden. Als hier sprake van is krijg je bijvoorbeeld problemen om voldoende middelen vrij te maken of prioriteit te geven aan het project. Walsh adviseert om goed na te denken wiens steun je het meeste nodig hebt. Wie heeft er het meeste baat bij?
  Mijn opmerking: dit is inderdaad cruciaal. Steun moet overigens vooral blijken uit daden, niet alleen uit woorden.  Denk hierbij bijvoorbeeld na bij de samenstelling van je stuurgroep.
• Ontbreken van een sponsor. Sponsoren moeten betrokken zijn op de belangrijkste momenten in het traject.
  Mijn opmerking: zonder sponsor, geen implementatie. De organisatieleiding is overigens vaak de sponsor.
• Tekortschietende professionalisering. Als professionalisering door externen te duur is, kun je het beste werken met interne opleiders (adviseert Walsh). Als je echter bespaart op professionalisering dan krijg je daar spijt van, vooral als de leertechnologie redelijk complex is. Zorg er bijvoorbeeld ook voor dat medewerkers zelfstandig kunnen leren, als zij moeite hebben om momenten voor trainingen vrij te maken. Of denk ook aan lunchsessies.
  Mijn opmerking: koppeling professionalisering aan ontwikkeling van ‘blended learning’. En denk ook aan werkplek leren.
• Onvoldoende technisch testen en valideren. Zorg voor realistische, uitvoerige en reflectieve testen (op basis van scripts en gebruikerscases). Des te nieuwer de technologie, des te belangrijker de test.
  Mijn opmerking: Met name bij maatwerkoplossingen is dit heel belangrijk, is mijn ervaring bij yOUlearn. Een goede tester is goud waard. En een goede tester is iemand die nauwgezet test en zich kan verplaatsen in de doorsnee gebruiker. Ik ben zelf bijvoorbeeld geen goede tester omdat ik veel te gemakkelijk over onvolkomenheden heen stap. Voor doorsnee gebruikers zijn dit echter vaak belangrijke drempels voor de acceptatie.
• Onvoldoende betrokkenheid van medewerkers. Als je de juiste medewerkers betrokken hebt, dan geeft dit veel inzichten tijdens het implementatieproces (wat moet je doen, wat moet je laten).
  Mijn opmerking: inventariseer aan het begin van het traject wie belangrijke sleutelfiguren zijn. Je kunt niet genoeg met hen communiceren. Het lastige is alleen dat er al zo veel gecommuniceerd wordt binnen organisaties.
• Onvoldoende rekening houden met het perspectief van de lerende. Bij veel implementaties van leertechnologie ben je vaak sterk gericht op de medewerker. Wat is echter de impact op lerenden?
  Mijn opmerking: zeer herkenbaar. Ik ben hier ook wel eens te gemakkelijk over heen gestapt. Een aandachtspunt is wel dat je je op lerenden moet richten op het moment dat dit voor hen betekenis heeft.
• Relevantie van de leertechnologie. Gaan gebruikers de technologie gebruiken? Wat moet je doen om hiervoor te zorgen? Wat is hun belang, het nut voor hen? Dit is met name de vraag bij de introductie van nieuwe technologie.
  Mijn opmerking: deze vraag moet je je eigenlijk stellen vóórdat je besluit om leertechnologie in te voeren.
• Geen planning van voldoende ondersteuning. Weten gebruikers waar ze moeten zijn voor vragen of bij problemen? Zorg dat informatie over de helpdesk op tal van plekken toegankelijk is? Herhaal vaak waar men terecht kan. Zorg ervoor dat de ondersteuners in staat zijn de leertechnologie te ondersteunen. Monitor de ondersteuning.
  Mijn opmerking: ga er niet te gemakkelijk van uit dat leertechnologie zo gebruiksvriendelijk is dat er geen behoefte is aan ondersteuning. Dat is een misvatting. Bovendien hebben ondersteuningsvragen lang niet altijd te maken met de leertechnologie zelf. Denk aan problemen met inloggen. Vanuit het perspectief van de gebruikers hebben overigens alle ondersteuningsvragen te maken met de leertechnologie.
• Onvoldoende borging van professionalisering. Zorg ervoor dat professionalisering beschikbaar blijft, na de implementatie. Er komen immers ook nieuwe gebruikers.
  Mijn opmerking: klopt als een zwerende vinger.
• Onvoldoende beoordelen van risico’s. Documenteer de aannames wanneer het project geslaagd is. Laat vervolgens mensen binnen de organisatie aangeven welke aannames verkeerd zijn, of gebaseerd op verkeerde informatie.
  Mijn opmerking: origineel om uit te gaan van succesfactoren, en niet op voorhand van risico’s.
• Beperkte of onvolledige lange termijn planning. Dit heeft te maken met het gebruik op lange termijn (inclusief onderhoud en beheer).
  Mijn opmerking: een bekende valkuil, vooral van externe adviseurs. Regeer niet over je graf heen, maar kijk wel verder dan je projectneus lang is.

Ik vind dit een bruikbaar en herkenbaar overzicht van valkuilen. Ze matchen ook prima met mijn implementatiemodel. Hoe complexer en ingrijpender de leertechnologie op je processen, des te groter de kans dat je valkuilen tegen kunt komen.